15. Juli 2025
Als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in nutzt Du täglich digitale Tools: Buchhaltungssoftware, Designprogramme, CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools. Was viele nicht wissen: Diese Software kannst Du steuerlich absetzen und dadurch bares Geld sparen. Trotzdem lassen unzählige Unternehmer:innen diese Chance ungenutzt verstreichen.
In diesem Artikel erhältst Du einfache Erklärungen ohne Steuerfachsprache, klare Beispiele aus der Praxis und konkrete Tipps, wie Du Deine Software-Kosten optimal steuerlich nutzt. Dabei zeigen wir Dir auch, warum moderne Abo-Modelle oft die bessere Wahl sind und wie Tools wie Papierkram Dir dabei helfen, den Überblick zu behalten.
Stell dir vor, Du kaufst einen neuen Laptop für Dein Unternehmen. Diese Anschaffung verliert über die Zeit an Wert. Genau diesen Wertverlust machst Du über mehrere Jahre steuerlich geltend. Das ist die Abschreibung. Anstatt die vollen Kosten im Kaufjahr abzusetzen, verteilst Du sie auf die offizielle Nutzungsdauer. So minderst Du jedes Jahr Deinen zu versteuernden Gewinn.
Egal ob Buchhaltungssoftware, Designprogramme, ERP Software oder Cloud-Tools: Digitale Lösungen sind heute unverzichtbar. Die Finanzverwaltung erkennt diese Bedeutung an und hat klare Regelungen für die steuerliche Behandlung von Betriebs- und Anwendersoftware geschaffen.
Ja, Software gilt als immaterielles Wirtschaftsgut, wenn sie selbstständig nutzbar ist und einen eigenständigen Wert hat. Im Gegensatz zu Hardware wie Desktop Computer, Notebook Computer oder Peripheriegeräte kannst Du Software nicht anfassen, aber sie hat dennoch einen messbaren wirtschaftlichen Wert für Dein Unternehmen.
Während materielle Wirtschaftsgüter wie Computer physisch vorhanden sind, existieren immaterielle Wirtschaftsgüter wie Software, Lizenzen oder die physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems nur in digitaler Form. Beide Arten unterliegen jedoch den gleichen Grundsätzen der Abschreibung.
Wenn es um Steuern geht, führt kein Weg am Finanzamt vorbei. Aber keine Sorge, die Regeln zur Abschreibung von Software sind logisch und für Dich als Unternehmer:in nachvollziehbar. Die grundlegende Idee der Finanzbehörden ist einfach: Größere Investitionen, die Du für Deinen Betrieb tätigst und die über mehrere Jahre einen Wert haben, sollen auch über mehrere Jahre steuerlich geltend gemacht werden.
Bevor wir tiefer einsteigen, lass uns kurz die zentralen Begriffe klären. Wenn Du diese verstanden hast, ist der Rest ein Kinderspiel.
Bei der linearen Abschreibung verteilst Du die Kosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer. Beispiel: Software für 1.200 Euro mit 3 Jahren Nutzungsdauer = 400 Euro jährlich. Diese Abschreibungsmethode ist für Software der Standard.
Die degressive Abschreibung als besondere Form der Abschreibung funktioniert anders: Hier schreibst Du in den ersten Jahren höhere Beträge ab, die dann jährlich sinken. Du berechnest einen festen Prozentsatz vom jeweiligen Restwert. Beispiel: Bei 25 Prozent degressiver Abschreibung würdest Du im ersten Jahr 300 Euro (25 Prozent von 1.200 Euro), im zweiten Jahr 225 Euro (25 Prozent von 900 Euro Restwert) abschreiben.
Software legst Du in der Kategorie “Software (Anlage)” an. Für Software wird meist eine Nutzungsdauer von drei Jahren zugrunde gelegt, während bei Computerhardware und Software als Gesamtsystem oft eine kürzere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer anzusetzen ist.
Grundsätzlich lautet die Antwort: Jede Software, die Du kaufst und die als Wirtschaftsgut in Deinem Unternehmen verbleibt. Doch die entscheidende Frage im heutigen digitalen Zeitalter ist seltener, welche Software, sondern vielmehr, wie Du sie erwirbst. Die Unterscheidung zwischen Kauf und Miete ist der Schlüssel zur korrekten steuerlichen Behandlung.
Für das Finanzamt ist Software nicht gleich Software. Auch wenn die neuen Regelungen vieles vereinfachen, hilft es, die grundlegenden Kategorien zu kennen.
Hier wird es interessant: Nicht alle digitalen Tools müssen abgeschrieben werden. Der entscheidende Faktor ist, ob Du eine Lizenz kaufst oder Software mietest.
Lizenzkauf: Kaufst Du eine Softwarelizenz einmalig, musst Du diese über die Nutzungsdauer abschreiben. Die Finanzbehörden haben festgelegt, dass für Standardsoftware meist eine Nutzungsdauer von drei Jahren zugrunde zu legen ist. Bei der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe wird der Betrag aktiviert und dann über die Jahre verteilt.
Mietmodelle: Bezahlst Du monatlich oder jährlich für die Nutzung (wie bei den meisten Cloud-Tools), handelt es sich um laufende Betriebsausgaben. Diese kannst Du sofort und in voller Höhe vorgenommen als Kosten absetzen.
Die Digitalisierung hat zu einem grundlegenden Wandel geführt: Immer mehr Unternehmen setzen auf Miet oder Abo-Modelle. Das hat steuerliche Vorteile:
Dadurch verliert die klassische Software Abschreibung zunehmend an Relevanz, da viele Unternehmen auf Mietmodelle umsteigen.
Du kannst Software immer dann sofort als Betriebsausgabe verbuchen, wenn die Anschaffungskosten 800 Euro netto nicht übersteigen. Für alle teureren Softwarekäufe gibt es eine entscheidende Vereinfachung: Seit 2021 kann für digitale Wirtschaftsgüter eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Im Ergebnis führt das ebenfalls zu einer vollständigen steuerlichen Entlastung im Jahr der Anschaffung.
Wichtiger Hinweis für Dich: Da Du Software und Computerhardware nun generell über nur ein Jahr abschreiben darfst, ist die Sammelposten-Methode mit ihrer langen Laufzeit von fünf Jahren für diese Art von Wirtschaftsgütern praktisch nicht mehr sinnvoll. Die Ein-Jahres-Regel ist fast immer die bessere Wahl.
Sammle alle Kaufbelege, Lizenzverträge und Rechnungen systematisch. Bei Steuerprüfungen musst Du die Anschaffung nachweisen können. Nutze digitale Tools für die Dateneingabe und bessere Organisation.
Erfasse neue Software direkt im Jahr der Anschaffung korrekt in Deiner Buchhaltung. So verpasst Du keine Abschreibungsmöglichkeiten und die Kosten werden rechtzeitig aktiviert.
Orientiere Dich an der AfA Tabelle, aber prüfe auch, ob die Möglichkeit eine kürzere betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zugrunde zu legen besteht, wenn Du die Software intensiver nutzt als üblich.
Wenn Liquidität und Einfachheit wichtig sind, bevorzuge Mietmodelle. Du kannst die Kosten sofort absetzen und hast weniger Aufwand bei der Bilanzierung. Die Finanzverwaltung behandelt diese als laufende Betriebsausgaben.
Eine gute Buchhaltungssoftware wie Papierkram hilft Dir dabei, alle Abschreibungen im Blick zu behalten und Fehler zu vermeiden. Das Tool unterstützt sowohl bei der Dateneingabe als auch bei der automatischen Verarbeitung.
Die Abschreibung von Software wird schnell zur Herausforderung, wenn Du versuchst, alles manuell zu verwalten. Excel-Listen sind fehleranfällig, kosten Zeit und lassen sich bei wachsender Anzahl an Tools kaum noch übersichtlich führen. Genau hier unterstützt Dich Papierkram mit Klarheit, Struktur und Effizienz in Deiner Buchhaltung.
Papierkram erkennt automatisch Software-Ausgaben und kategorisiert sie korrekt. Die intelligente Dateneingabe und Verarbeitung sorgt dafür, dass Du keine absetzbaren Kosten vergisst.
Im Anlagendashboard kannst Du Deine Anschaffungen verwalten, die Restbuchwerte einsehen und die Abschreibung im Jahr planen. Das Tool berücksichtigt die Grundsätze der AfA Tabelle und erinnert Dich an Abschreibungsfristen. Du bekommst eine Übersicht über alle Deine GWG und Anlagegüter, die über mehrere Wirtschaftsjahren abgeschrieben werden.
Durch die automatische Belegerkennung und digitale Archivierung bist Du optimal auf Steuerprüfungen vorbereitet. Die Funktionalität umfasst alle wichtigen Bereiche der Abschreibung.
Teste Papierkram jetzt kostenlos und schreibe Software und andere Ausgaben einfach ab.
Die Abschreibung Software muss nicht kompliziert sein. Der Schlüssel liegt darin, zwischen Lizenzkauf und Mietmodellen zu unterscheiden. Während gekaufte Lizenzen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden müssen, kannst Du Abo-Kosten sofort als Betriebsausgabe absetzen.
Die Digitalisierung hat zu einem Wandel in der Art geführt, wie wir Software nutzen. Viele Unternehmen bevorzugen heute Mietmodelle, da diese steuerlich einfacher zu handhaben sind und keine langwierige Abschreibung erfordern.
Software gehört heute zum Business dazu. Nutze auch die steuerlichen Vorteile, die sich daraus ergeben. Mit dem richtigen Tool wie Papierkram sparst Du Dir Zeit, Geld und Nerven bei der Buchhaltung.
Grundsätzlich ja, wenn es sich um betrieblich genutzte Software handelt. Entscheidend ist die Art der Nutzung: Reine Privatnutzung ist nicht absetzbar. Bei gemischter Nutzung kannst Du den betrieblichen Anteil nach den Grundsätzen des § 5 Abs 1 EStG absetzen.
Bei der Sofortabschreibung setzt Du die kompletten Kosten im Jahr der Anschaffung ab (bei GWG bis 800 Euro oder wenn eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt wird). Bei der regulären Abschreibung verteilst Du die Kosten über die Nutzungsdauer, meist drei Jahre nach der AfA Tabelle.
Software-Abos werden nicht abgeschrieben, sondern sind sofort als laufende Betriebsausgaben abziehbar. Die Finanzbehörden behandeln diese als Mietkosten, die direkt und in voller Höhe vorgenommen werden können. Das macht sie steuerlich oft attraktiver als Lizenzkäufe.
Ja, Deine Papierkram-Kosten sind vollständig als Betriebsausgabe absetzbar, da es sich um eine betrieblich genutzte Buchhaltungssoftware im Abo-Modell handelt. Die Kosten werden direkt als laufende Aufwendungen erfasst und müssen nicht über mehrere Wirtschaftsjahren abgeschrieben werden.
DATEV-Export mit Belegbildern und Feld "BT-29" bei XRechnungen
Der Businessplan – erfolgreich und strukturiert in die Selbstständigkeit
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen: Kostenlose PDF-Vorlage
Zufriedenheit mit Papierkram: Rund 96 % der Nutzer:innen würden Papierkram weiterempfehlen
Neues Feature: eigene Datenfelder anlegen
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
Bekannt aus
