03. Februar 2026
E-Rechnungen wirken auf den ersten Blick wie ein weiteres Bürokratie-Thema. In der Praxis bedeuten sie jedoch einen verbindlichen Wechsel des Rechnungsstandards im B2B-Bereich. Für Dich heißt das: Dein bisheriger Rechnungsprozess wird sich verändern und die Wahl der passenden E-Rechnung Software entscheidet darüber, wie reibungslos dieser Übergang für Dich abläuft.
Damit Du genau weißt, ab wann welche Regeln für Dich gelten, findest Du hier die wichtigsten Fristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland:
In diesem Artikel erfährst Du, welche Buchhaltungssoftware mit E-Rechnung wirklich zu Deinem Alltag passt. Wenn Du Dich jetzt vorbereitest, vermeidest Du spätere Umstellungen unter Zeitdruck und stellst sicher, dass Du E-Rechnungen rechtssicher erstellen, empfangen und verarbeiten kannst.
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Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Anders als eine PDF-Rechnung enthält sie ihre Daten in einem standardisierten Datensatz, zum Beispiel im XML-Format.
Weitere Informationen zur E-Rechnung findest Du in unserem Glossar.
Dieser Vergleich richtet sich an Selbstständige, Freelancer:innen, kleine Unternehmen und wachsende KMUs, die eine Software suchen, um E-Rechnungen zu erstellen, rechtssicher zu versenden, zu empfangen und sauber zu archivieren.
Die Liste hilft Dir besonders, wenn Du mindestens eines dieser Ziele hast:
Bevor Du Dich für ein E-Rechnung Programm entscheidest, prüfe diese Punkte.
Deine Software für E-Rechnungen sollte die gängigen E-Rechnungsformate zuverlässig abdecken, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist in der Regel reine XML, ZUGFeRD kombiniert PDF mit eingebetteten XML-Daten.
E-Rechnungen sind steuerlich relevant. Deine Lösung muss eine revisionssichere Ablage unterstützen, damit Du bei einer Prüfung sauber nachweisen kannst, was wann erstellt, versendet und archiviert wurde.
Du willst nicht an jedem Beleg hängen bleiben. Gute Tools helfen Dir bei Pflichtangaben, prüfen die Daten und unterstützen die Verarbeitung von E-Rechnungen so, dass Du möglichst wenig manuell nacharbeiten musst.
Eine E-Rechnung ist nicht erledigt, wenn sie raus ist. Du brauchst ein System, das den kompletten Lebenszyklus abdeckt, vom Erstellen über das Versenden bis zum Speichern und Wiederfinden.
Wenn Du oder Dein Team die Software nicht gern nutzt, wird der Prozess holprig. Achte auf klare Masken, saubere Workflows, gute Suchfunktionen und einen guten Überblick über Rechnungen, Angebote und Zahlstatus.
Je nach Business kann es sinnvoll sein, zusätzlich zu E-Mail auch Portale, verschlüsselte Uploads oder Netzwerke zu nutzen. Viele Kammern empfehlen sichere Übertragungswege, wenn sensible Rechnungsdaten im Spiel sind. Ideal ist, wenn Dein Tool mehrere Optionen unterstützt, ohne komplizierte Zusatzkosten
.
Im B2B-Bereich geht es längst nicht mehr nur um das Erstellen einer konformen Datei. Entscheidend ist, ob Dein Tool den gesamten Rechnungsprozess abbildet: von der Erstellung über den Versand bis hin zum Empfang, zur Verarbeitung und zur revisionssicheren Archivierung.
Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware aus Deutschland, die speziell für Selbstständige und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Wir verfolgen einen klaren Ansatz: E-Rechnungen sollen kein Sonderfall sein, sondern sich nahtlos in Deinen bestehenden Rechnungsprozess einfügen. Deshalb deckt Papierkram den gesamten Lebenszyklus einer E-Rechnung ab und bleibt dabei bewusst einfach bedienbar.
Kernfunktionen:
sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit starkem Fokus auf klar definierte Prozesse. Die Lösung richtet sich an Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Buchhaltung strukturiert organisieren möchten und dabei die E-Rechnungspflicht frühzeitig berücksichtigen wollen.
Kernfunktionen:
Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen in klassische Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse einbindet. Die Software unterstützt sowohl die Erstellung als auch den Empfang von E-Rechnungen und verarbeitet die enthaltenen XML-Daten.
Kernfunktionen:
WISO MeinBüro bietet verschiedene Produktvarianten mit integrierter E-Rechnungsfunktion. Abhängig vom gewählten Paket lassen sich E-Rechnungen erstellen, empfangen und weiterverarbeiten. Der Funktionsumfang variiert je nach Tarif.
Kernfunktionen:
FastBill kombiniert Rechnungssoftware mit Automatisierung und richtet sich an Nutzer:innen, die ihren Rechnungsprozess effizient gestalten möchten. E-Rechnungen sind fester Bestandteil des Systems und lassen sich in bestehende Abläufe integrieren.
Kernfunktionen:
Qonto ist in erster Linie ein Geschäftskonto mit erweiterten Finanzfunktionen. Ergänzend bietet Qonto ein Rechnungstool, das auch E-Rechnungen unterstützt. Der Fokus liegt klar auf dem Zusammenspiel von Banking und Rechnungsstellung.
Kernfunktionen:
Accountable richtet sich gezielt an Selbstständige und Freelancer und bietet einen einfachen Einstieg in die digitale Buchhaltung. E-Rechnungen werden unterstützt, der Funktionsumfang variiert jedoch je nach Tarif.
Kernfunktionen:
Billomat fokussiert sich auf Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung. E-Rechnungen werden vor allem im ZUGFeRD-Format unterstützt.
Kernfunktionen:
BuchhaltungsButler integriert E-Rechnungen in automatisierte Buchhaltungsprozesse. Die Software deckt den kompletten Umgang mit E-Rechnungen ab und richtet sich an Unternehmen mit stärkerem Fokus auf Prozessautomatisierung.
Kernfunktionen:
Zervant fokussiert sich auf die Erstellung und den Versand von Rechnungen. E-Rechnungen können erstellt und versendet werden, Empfang und Archivierung sind abhängig vom Tarif und funktional begrenzt.
Kernfunktionen:
| Software | XRechnung | ZUGFeRD | E-Rechnungen empfangen | Verarbeitung (Auslesen der Daten) | GoBD-konformes Speichern |
|---|---|---|---|---|---|
| Papierkram | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| sevdesk | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Lexware Office | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| WISO MeinBüro (Rechnungen) | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| FastBill | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Qonto | Ja | Ja | Ja | Teilweise | Ja |
| Accountable | Ja | Ja | Ja | Teilweise | Ja |
| Billomat | Ja | Ja | Ja | Teilweise | Ja |
| BuchhaltungsButler | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Zervant | Ja | Ja | Ja | Teilweise | Ja |
Die meisten E-Rechnungsprogramme erfüllen auf dem Papier sehr ähnliche Anforderungen. Sie können E-Rechnungen erstellen, Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben und Belege speichern. Der Unterschied zeigt sich erst im Alltag. Vor allem dann, wenn Du regelmäßig Rechnungen schreibst, E-Rechnungen empfängst und den Überblick behalten musst.
Papierkram ist dann die bessere Lösung, wenn Du nicht nur eine E-Rechnungsfunktion suchst, sondern einen stabilen, verständlichen Rechnungsprozess, der Dich langfristig trägt.
Papierkram passt besonders gut zu Dir, wenn Du:
Genau das wird mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich entscheidend. Denn je mehr Rechnungen strukturiert verarbeitet werden müssen, desto wichtiger wird ein System, das Dich nicht ausbremst, sondern Routine schafft.
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Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise, betrifft Dich im B2B-Bereich aber verbindlich spätestens ab 2028. Entscheidend ist daher nicht, ob Du auf E-Rechnungen umstellst, sondern wie. Eine geeignete E-Rechnung Software sollte Dich dabei unterstützen, E-Rechnungen zu erstellen, sicher zu empfangen, strukturiert zu verarbeiten und gesetzeskonform zu archivieren.
Im Vergleich zeigt sich, dass viele Tools die formalen Anforderungen erfüllen, sich aber darin unterscheiden, wie gut sie den gesamten Rechnungsprozess abbilden. Wenn Du Wert auf einen durchgängigen Ablauf und eine einfache Umsetzung im Alltag legst, solltest Du eine Lösung wählen, die Dich langfristig unterstützt und nicht nur einzelne Funktionen abdeckt.
Du musst im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, sobald für Dein Unternehmen die Pflicht für B2B Rechnungen greift. Ab 2027 hängt das von Deinem Vorjahresumsatz ab, ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Die beste E-Rechnung Software passt zu Deinem Prozess und reduziert Aufwand. Achte auf Format-Support, Empfang, Verarbeitung und Archivierung. Papierkram schneidet dabei besonders rund ab, weil es E-Rechnungsversand und Buchhaltung in einem Buchhaltungs-Tool bündelt.
Du kannst E-Rechnungen empfangen mit Buchhaltungs-Tools, die strukturierte Eingangsrechnungen unterstützen. Wichtig sind klare Features für Import, Prüfung und Ablage nach Vorgaben. Papierkram ist dafür geeignet, weil wir den Empfang in den normalen Rechnungsprozess integrieren und übersichtlich darstellen.
Papierkram unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD, die in Deutschland für die Einführung relevant sind. Wenn Du weitere Formate brauchst, prüfe vorab die Vorgaben Deiner Geschäftspartner. Wir halten die Formate bewusst praxisnah und kompatibel.
Auch wenn Du nicht immer zur Ausstellung verpflichtet bist, musst Du als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht hängt vom Szenario ab. Mit passenden Softwarelösungen reduzierst Du Aufwand und bist frühzeitig bereit für neue Vorgaben.
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