21. Oktober 2025
Als Selbstständige:r willst Du Dich auf Deine Kund:innen und Projekte konzentrieren. Sobald es jedoch um das Thema Steuern berechnen geht, breitet sich bei vielen ein ungutes Gefühl aus. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer erscheinen oft unübersichtlich; die kleinste Fristverletzung kann unangenehme Folgen haben.
In diesem Artikel erklären wir Dir verständlich, welche Steuerarten Dich als Freelancer:in oder Kleinunternehmer:in betreffen, welche Freibeträge gelten und wie Du Deine Steuerlast berechnen kannst.
Je nach Rechtsform, Umsatz und Gewinn können verschiedene Steuerarten anfallen. Die folgende Liste gibt Dir einen schnellen Überblick über die wichtigsten Abgaben, damit Du die Komplexität erkennst und frühzeitig planst:
Sie wird auf Dein zu versteuerndes Einkommen erhoben und betrifft sowohl Einzelunternehmer:innen als auch Freiberufler:innen. Alle Unternehmer:innen müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben. Für Personengesellschaften ist zuvor eine Erklärung zur Feststellung der Einkünfte nötig. Der Steuersatz ist progressiv und liegt je nach Einkommen zwischen 14 und 45 Prozent.
Beispiel: Erzielt ein:e Freiberufler:in 50 000 Euro Gewinn, zahlt er oder sie etwa 20 bis 25 Prozent Einkommensteuer.
Diese fällt an, wenn Du ein Gewerbe angemeldet hast. Sie wird ab einem Gewerbeertrag von 24 500 Euro fällig. Der Steuersatz hängt von der Gemeinde ab und liegt im Schnitt zwischen 7 und 17 Prozent.
Beispiel: Ein:e Onlinehändler:in erzielt 60 000 Euro Gewinn. Davon bleiben nach Abzug des Freibetrags von 24 500 Euro 35 500 Euro als gewerbesteuerpflichtiger Betrag. Darauf wird die Steuermesszahl von 3,5 Prozent angewendet (35 500 Euro × 3,5 % = 1 242,50 Euro). Dieser Messbetrag wird mit dem Hebesatz der Gemeinde multipliziert, im Beispiel 400 Prozent. Das ergibt eine Gewerbesteuer von 4 970 Euro.
Die Umsatzsteuer wird auch Mehrwertsteuer genannt. Du führst sie für Deine Leistungen oder Waren an das Finanzamt ab. Der Satz beträgt je nach Art der Leistung 7 Prozent oder 19 Prozent. Die Berechnung ist simpel: Umsatz multipliziert mit dem Steuersatz.
Beispiel: Stellst Du 10 000 Euro netto in Rechnung, musst Du 1 900 Euro Umsatzsteuer zusätzlich ausweisen.
Wenn Dein Umsatz im Vorjahr unter 25 000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100 000 Euro liegt, musst Du keine Umsatzsteuer ausweisen.
Beispiel: Ein:e Grafikdesigner:in mit 20 000 Euro Jahresumsatz nutzt die Regelung und schreibt Rechnungen ohne 19 Prozent Umsatzsteuer.
Diese betrifft Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG. Sie ersetzt die Einkommensteuer und beträgt pauschal 15 Prozent des zu versteuernden Einkommens.
Beispiel: Eine UG mit 40 000 Euro Gewinn zahlt 6 000 Euro Körperschaftsteuer.
Die Kapitalertragsteuer fällt an, wenn Gewinne an Gesellschafter:innen ausgeschüttet werden oder wenn Du privat Kapitalerträge erzielst. Der Steuersatz liegt bei 25 Prozent plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.
Beispiel: Schüttet eine GmbH 10 000 Euro Gewinn an die Gesellschafter:innen aus, fallen 25 % Kapitalertragsteuer (2 500 Euro) plus 5,5 % Solidaritätszuschlag auf diesen Betrag (137,50 Euro) an. Insgesamt sind damit mindestens 2 637,50 Euro abzuführen.
Die Lohnsteuer betrifft Dich nur, wenn Du Angestellte beschäftigst. Du behältst die Lohnsteuer Deiner Mitarbeitenden ein und führst sie samt Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer an das Finanzamt ab.
Beispiel: Verdient Deine Assistentin brutto 3 000 Euro, führst Du je nach Steuerklasse etwa 500 bis 600 Euro Lohnsteuer ab.
Je nach Branche kommen Beiträge an die Industrie‑ und Handelskammer (IHK), die Künstlersozialkasse oder die Berufsgenossenschaft hinzu.
Beispiel: Als Selbstständige:r Künstler:in zahlst Du Pflichtbeiträge an die Künstlersozialkasse, meist rund 18 bis 19 Prozent Deines Honorars, wobei die Hälfte vom Auftraggeber übernommen wird.
Mit Papierkram stehen Dir verschiedene Online-Rechner zur Verfügung, die Dir sofort Klarheit über Deine Steuerlast geben:
Selbstständige müssen zahlreiche Abgabefristen beachten. Diese Fristen einzuhalten schützt Dich vor Säumniszuschlägen und Stress.
Das Eintragen dieser Termine in Deinen Kalender – oder die Nutzung einer geeigneten Buchhaltungssoftware wie Papierkram – erspart Dir Last‑Minute‑Stress und Verspätungszuschläge. Versäumst Du eine Frist, drohen Sanktionen. Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer pro Monat als Verspätungszuschlag berechnen.
Viele Selbstständige machen bei ihrer Steuererklärung immer wieder die gleichen Fehler. Wenn Du diese typischen Fehler kennst, kannst Du sie leicht umgehen:
Unser Tipp: Mit einer Buchhaltungslösung kannst Du Belege automatisch erfassen, Belegbilder hochladen und Dokumente revisionssicher speichern. Das reduziert die Fehlerquote deutlich.
Als Selbstständige:r kannst Du viele Ausgaben steuerlich geltend machen. Entscheidend ist, dass sie betrieblich veranlasst sind und sich mit Belegen nachweisen lassen. Die folgenden Posten gehören zu den wichtigsten Abzugsmöglichkeiten.
Wenn Du diese Möglichkeiten nutzt, reduzierst Du Dein zu versteuerndes Einkommen und damit Deine Steuerbelastung.
Die Steuerpflicht ist für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen eine Herausforderung. Doch mit dem richtigen Wissen und geeigneten Tools wird das Thema handhabbar. Unser Guide hat Dir gezeigt, welche Steuerarten relevant sind, welche Fristen Du beachten musst und wie Du häufige Fehler vermeidest.
Mit dem interaktiven Rechner von Papierkram berechnest Du Deine Steuerlast für Gewerbesteuer und Umsatzsteuer in wenigen Schritten. Die Software verknüpft Buchhaltung, CRM und Rechnungsstellung in einer Anwendung, sorgt für ordnungsgemäße EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung und erinnert Dich rechtzeitig an Fristen. Du behältst Deine Finanzen im Blick, bildest Rücklagen und vermeidest Überraschungen.
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Ja, auch Kleinunternehmer:innen müssen Einkommensteuer zahlen. Entscheidend ist Dein Gewinn, nicht der Umsatz. Liegt Dein Einkommen über dem Grundfreibetrag, bist Du nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) steuerpflichtig.
Nebenberufliche Selbstständige und Freiberufler zahlen Einkommensteuer auf ihre Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Abhängig von der Höhe können auch Umsatzsteuer und Gewerbesteuer relevant werden. Das Finanzamt prüft die Einnahmequelle unabhängig davon, ob Du auch Arbeitnehmer bist.
Du wirst umsatzsteuerpflichtig, wenn Dein Umsatz im Vorjahr mehr als 25.000 Euro betrug oder im laufenden Jahr voraussichtlich über 100.000 Euro liegt. Liegen Deine Umsätze darunter, kannst Du die Kleinunternehmerregelung nutzen und musst keine Umsatzsteuer ausweisen.
Ja, moderne Buchhaltungssoftware unterstützt Dich bei der Ermittlung von Steuern, automatisiert Berechnungen und erstellt Auswertungen wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auch Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Einkommensteuer für Selbstständige lassen sich über ein Unternehmenstool wie Papierkram zuverlässig abbilden.
Schritt 1 ist die Ermittlung Deiner Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Ziehe alle Betriebsausgaben vom Umsatz ab und prüfe, welche Abgaben entstehen. Für die Einkommensteuer für Selbstständige kannst Du einen Einkommensteuer Rechner für Selbstständige nutzen, um Deine Summe einzuschätzen.
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